Cloud Computing – auch ein Fall für den Fiskus

Pressemitteilung 18/2016 vom 9. September 2016

Unter Cloud Computing versteht man die Verlagerung von Software, Nutzerdaten, Rechenleistungen, Speicherplatz und sogar ganzer Entwicklungsplattformen auf die Server eines Dienstleisters. Dieser wiederum stellt dem Kunden sämtliche benötigten Ressourcen auf Abruf und in Echtzeit über das Internet zur Verfügung. Viele Unternehmen nutzen diese Möglichkeit bereits für die zentrale Verwaltung von betriebsinternen Daten, denn sie verbinden damit Vorteile. In aller Regel sind die Daten zu jeder Zeit von jedem Standort und mit beliebigen Endgeräten abrufbar, die über einen stationären oder mobilen Internetzugang verfügen. Zudem entfällt in aller Regel die Sicherung und Synchronisation von Datenbeständen, denn darum kümmert sich jetzt der Cloud-Anbieter.

Aber andererseits muss auch klar sein, dass eine große Abhängigkeit für den Nutzer entsteht, da es beispielsweise nur mit erheblichem Aufwand möglich ist, zu einem anderen Anbieter zu wechseln. Auch spielen Datenschutz- und Sicherheitsaspekte eine wesentliche Rolle, denn die Verlagerung sensibler Unternehmensdaten in die Datenwolke verschafft potenziell kriminellen Interessenten neue Angriffspunkte. Dass geübte Hacker sich auf diesem Wege Daten beschaffen können, deren Fremdnutzung existenzgefährdend für Unternehmen sein kann, sollte ebenso berücksichtigt werden, wie die Tatsache, dass die Vielschichtigkeit der Services sowie deren unterschiedliche steuerliche Einordnung sich als kompliziert erweisen und kostspielige Folgen haben kann.

Steuerrechtliche Aspekte

Hier ist zu betonen, dass sowohl Vertragsinhalte als auch die Leistungscharaktere des Cloud Computing genau zu definieren sind, um steuerlich korrekt eingeordnet werden zu können. Handelt es sich lediglich um die Bereitstellung von Standardsoftware auf dem Server des Anbieters, besteht das Angebot aus Rechen- bzw. Speicherkapazität oder wird dem Nutzer gar eine komplexe Entwicklungsplattform zur Verfügung gestellt und überdies noch der Zugriff auf urheberrechtlich geschützte Daten ermöglicht? Entpuppt sich das Outsourcing als steuerliches Risiko, wenn möglicherweise Unternehmensprozesse des inländischen Kunden auf die Server des ausländischen Cloud-Anbieters verlagert werden? Die Beantwortung dieser und anderer Fragen erfordert eine genaue professionelle Analyse, um Zuordnungen zum entsprechenden Besteuerungsverfahren und im Umsatzsteuerrecht vornehmen zu können.

Beispiel Buchführung

In Konzernen gehört die Zentralisierung und Auslagerung der Buchführung fast schon zum Standard. Aber auch kleine und mittelständische Unternehmen denken zunehmend darüber nach, ob sie ihre Buchführung nicht auf einen Cloud-Dienstleister auslagern sollen. Er stellt in aller Regel sowohl die erforderliche Speicherkapazität als auch die Buchhaltungssoftware kostengünstig zur Verfügung. Technisch ist die Verlagerung ohne Weiteres möglich, wenn das Unternehmen seine Bücher und Aufzeichnungen bereits elektronisch führt. Dies ist grundsätzlich zulässig, wenn eine ordnungsgemäße Abwicklung der Buchführung gesichert und der Datenzugriff jederzeit möglich ist. Voraussetzung dafür ist jedoch in aller Regel, dass die Bücher und Aufzeichnungen im Inland geführt und aufbewahrt werden, damit die Finanzbehörden bei Bedarf uneingeschränkten Zugriff haben. Aus diesem Grunde ist der Einsatz bzw. die Nutzung ausländischer Cloud-Anbieter bzw. ausländischer Server grundsätzlich verboten. Allerdings kann das zuständige Finanzamt auf schriftlichen Antrag die Führung elektronischer Bücher und die Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen im Ausland bewilligen. Dies ist jedoch im Wesentlichen von folgenden vier Voraussetzungen abhängig: Erstens muss der Steuerpflichtige den Standort des EDV-Systems bzw. Namen und Anschrift des Cloud-Dienstleisters mitteilen. Zweitens muss der Steuerpflichtige sich bisher als zuverlässig erwiesen haben und seinen wesentlichen steuerlichen Mitwirkungspflichten nachgekommen sein. Drittens muss der Datenzugriff in vollem Umfang möglich bleiben und schließlich darf die Besteuerung durch Auslagerung in keiner Weise beeinträchtigt werden. Auch wichtig zu wissen: Die Bewilligung gilt ausschließlich für die elektronische Buchführung. Die Papierunterlagen und -belege sind nach wie vor im Inland aufzubewahren. Bei Zuwiderhandlung ist mit einer nachhaltigen Strafe in Form des Widerrufs der genehmigten Auslagerung zu rechnen, die bei verzögerter Umsetzung gar eine Strafe bis zu 250.000 Euro oder eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen bedeuten kann. Somit ist es äußerst ratsam, sich vor einer Auslagerung der fraglichen Dienstleistungen mit dem Finanzamt zu verständigen und von einer eigenmächtigen Verlagerung der Buchführung auf ausländische Dienstleister in jedem Fall abzusehen.

Fazit

Die grobe Skizzierung einiger Sachverhalte zeigt bereits, dass die vielschichtige Materie des Cloud Computing noch zahlreiche Zweifelsfragen zur steuerlichen Einordnung der verschiedenen Leistungsangebote offen lässt. Grundsätzlich ist darauf hinzuweisen, dass die Rechtsentwicklung in diesem Bereich noch am Anfang steht, aber Nichtwissen bekanntermaßen nicht vor Strafe schützt. Deshalb empfiehlt es sich, möglichst vor einer Entscheidung zur Nutzung des Cloud Computing, einen kompetenten Steuerberater hinzuziehen.

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