Elektronische Rechnungen, Ersetzendes Scannen, digitales Kassenbuch & Co. – wie Prozesse im Unternehmen digitalisiert werden können

Pressemitteilung 21/2022 vom 21. November 2022

Höhere Produktivität, weniger Kosten. Die meisten klein- und mittelständischen Unternehmen digitalisieren ihre Arbeitsabläufe. Dabei besteht große Unsicherheit. Wie geht man hier am besten vor? „Die Digitalisierung des geschäftlichen Umfeldes bringt Chancen mit sich, birgt aber durchaus auch Risiken. Prozesse sollten hinterfragt, optimiert und erst dann digitalisiert werden. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen müssen auf diesem Weg begleitet werden, um keine unnötigen Fehler zu begehen. Steuerberater/innen können hierbei unterstützen“, so die Steuerberaterkammer Stuttgart. Unter anderem mit den folgenden Maßnahmen kann die Digitalisierung in Gang gebracht werden:

Elektronische Rechnungen

Durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen kann im Geschäftsleben viel Zeit und Geld eingespart werden. Der zeitaufwendige Weg über den Zustelldienst entfällt und Kosten werden eingespart, weil Papierrechnungen nicht mehr frankiert werden müssen. Die Umstellung führt außerdem zu einem schnelleren Zugriff auf die elektronisch archivierten Rechnungen. Allerdings existieren in der Praxis viele Formate und Übertragungswege, die individuell zu beurteilen sind. Dazu können Steuerberater/innen wertvolle Einschätzungen geben. Für Unternehmen etwa besteht bereits seit dem 27. November 2020 eine grundsätzliche Verpflichtung zum Versand elektronischer Rechnungen an Behörden.

Digitales Kassenbuch

Gerade für kleinere Unternehmen ist der Einstieg in die digitale Welt durch das Führen eines digitalen Kassenbuches einfach umzusetzen. Das handschriftliche Erfassen der Einnahmen und Ausgaben auf Papier entfällt – stattdessen können Geschäftsvorfälle bequem am PC eingegeben werden. Steuerberater/innen stehen bei der Einrichtung beratend zur Seite und geben Hilfestellung zur Datenerfassung. Die Belege verbleiben im Unternehmen und die Daten aus dem digitalen Kassenbuch werden einfach in die Software der Steuerberater/innen integriert. Dabei haben Steuerberater/innen auch immer im Blick, ob ggf. die gestiegenen Anforderungen an elektronische Kassensysteme von der Mandantschaft erfüllt werden, wie z. B. der Einsatz einer zertifizierten, technischen Sicherheitseinrichtung.

Digitale Kontoauszüge

Online-Banking ist für viele zur Routine geworden. Dabei übermitteln Banken Kontoauszüge zunehmend in digitaler Form an ihre Kundschaft. Und hier ist Sorgfalt geboten. Denn elektronisch übermittelte Kontoauszüge sind digitale Belege, die von Unternehmen immer in ihrer originären Form – also digital – aufbewahrt werden müssen. Wer den Kontoauszug einfach ausdruckt und dann das digitale Dokument löscht, verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten. Um diesen Vorgaben zu entsprechen, können Steuerberater/innen zusammen mit der Geschäftsbank diverse Möglichkeiten aufzeigen, wie digitale Kontoauszüge richtig archiviert und gleichzeitig in die Buchhaltung der Steuerberater/innen integriert werden.

Ersetzendes Scannen

Mit der technischen Möglichkeit, Papierdokumente zu scannen und dadurch eine Bild- oder PDF-Datei zu generieren, können i. d. R. alle Unternehmen papiergebundene Dokumente digitalisieren. Wird dieses Verfahren angewandt, werden die Anforderungen der Finanzverwaltung zur Belegsicherung und -aufbewahrung erfüllt. Diese sind in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) formuliert. Bei Einsatz eines entsprechenden Archivsystems sowie einer Verfahrensdokumentation, die von Unternehmen gemeinsam mit Steuerberater/innen erarbeitet werden, müssen bestimmte Originalbelege zukünftig nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden. Dies reduziert den finanziellen und zeitlichen Aufwand durch geringere Archivflächen und Prozesskosten.

Betriebswirtschaftliche Beratung

Steuerberater/innen sind auch kompetente Experten bzw. Expertinnen in betriebswirtschaftlicher Beratung. Digitalisierung hilft den Unternehmen, ihre aktuelle Situation besser einzuschätzen. Wenn aktuelle unterjährige Daten aus der Finanzbuchhaltung anstelle nur der Zahlen des letzten Jahresabschlusses herangezogen werden können, sind die besten Voraussetzungen für eine fundierte betriebswirtschaftliche Analyse und Planung geschaffen. Echtzeitdaten können für das Controlling genutzt, Planabweichungen dadurch schnell erkannt und Gegenmaßnahmen zeitnah eingeleitet werden. Die Investitions- oder Liquiditätsplanung kann monatlich überprüft werden. Eine solche personalisierte und hochqualifizierte Beratung schafft einen echten Mehrwert und zusätzlichen Nutzen für das Unternehmen.

Cyber-Sicherheit

Wer digitalisiert, muss auch an die Cyber-Sicherheit denken. Zumindest mit den Grundlagen der IT-Sicherheit sollten sich auch klein- und mittelständische Unternehmen auseinandersetzen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hilft beim Einstieg und stellt dazu auf seiner Website (https://www.bsi.bund.de) Informationen und Hilfen zur Verfügung.

Fazit

Die digitale Transformation meistern vor allem kleine und mittelständische Unternehmen am besten gemeinsam mit Steuerberaterinnen bzw. Steuerberatern. Nach und nach sollten dabei die verschiedenen Prozesse im Unternehmen angegangen und digitalisiert werden. Dies spart viel Zeit und Geld! Der bundesweite Steuerberater-Suchdienst (https://stbk-stuttgart.de) bietet die Möglichkeit, seinen Anforderungen entsprechende Steuerberater bzw. Steuerberaterinnen nach den Kriterien Ort (bzw. Postleitzahl), Arbeitsgebiete, Branchenkenntnisse und/oder Fremdsprachenkenntnisse in ganz Deutschland zu suchen.

Steuerberaterkammer Stuttgart im Profil

Die Steuerberaterkammer Stuttgart ist die Berufskammer der über 9.000 Steuerberater/innen, Steuerbevollmächtigten und Steuerberatungsgesellschaften in Nord- und Südwürttemberg. Sie betreibt u.a. einen kostenlosen Steuerberater-Suchdienst, der im Internet unter https://stbk-stuttgart.de/home/steuerberater-suchdienst/ zu erreichen ist. Hier sind über 28.000 Steuerberater/innen in ganz Deutschland mit ihren Arbeitsgebieten, Branchenkenntnissen sowie Fremdsprachenkenntnissen direkt abrufbar. Zusätzlich zu den Kontaktdaten bietet der Suchdienst im Internet Direktverlinkungen zu einzelnen Steuerberaterkanzleien. Weitere Informationen rund um den steuerberatenden Beruf finden Sie ebenfalls unter https://stbk-stuttgart.de.

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