Reisekosten: Was es steuerlich zu beachten gilt
Pressemitteilung 11/2023 vom 26. Juli 2023
Während der Corona-Pandemie hatte die Reisetätigkeit in vielen Unternehmen zeitweise deutlich abgenommen. Inzwischen ist die Anzahl der dienstlich veranlassten Reisen aber wieder beachtlich angestiegen. Betrieblich veranlasste Reisekosten tragen dabei in der Regel die Arbeitgeberinnen bzw. Arbeitgeber. „Wichtig ist es, sich vor Reiseantritt die steuerrechtlichen Grundsätze für Reisekosten noch einmal in Erinnerung zu rufen, um böse Überraschungen nach dem Ende einer Reise zu vermeiden“, so die Steuerberaterkammer Stuttgart.
Was zählt alles zu den Reisekosten?
Zu den Reisekosten zählen klassisch die Übernachtungs- und Fahrtkosten, aber auch Reisenebenkosten (z. B. Gepäckaufbewahrung, Parkgebühren) sowie Verpflegungsmehraufwendungen. Nachgewiesene Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten können ohne Begrenzung in der Höhe von Arbeitgeberinnen bzw. Arbeitgebern lohnsteuerfrei ersetzt werden. Besonderheiten gelten für Fahrtkosten mit dem eigenen Pkw: Hier kann unter Nachweis der Gesamtkosten oder über eine Kilometerpauschale (0,30 Euro pro km für Pkws und 0,20 Euro pro km für andere motorbetriebene Kfz, wie z. B. Motorräder) abgerechnet werden. Für Verpflegungsmehraufwendungen gelten Pauschalen, bis zu denen diese als nicht steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt werden. Auch bei Übernachtungskosten kann z. B. für eine Übernachtung bei Freunden eine Pauschale von 20 Euro pro Nacht angesetzt werden. Nicht zu den Reisekosten zählen hingegen weitere Kosten, z. B. für Reisekleidung oder -gepäck bzw. den Verzehr aus der Minibar. Für betrieblich veranlasste Auslandsreisen gelten grundsätzlich die gleichen Regelungen wie bei Reisen innerhalb von Deutschland. Allerdings sind aufgrund des jeweils unterschiedlichen landes- oder städtespezifischen Preisniveaus die anzuwendenden Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtung abweichend hoch.
Was ist bei Verpflegungsmehraufwendungen zu beachten?
Wer beruflich reist, gibt in der Regel mehr Geld für Verpflegung aus. Diese Kosten werden durch eine steuerfrei gezahlte Verpflegungspauschale ausgeglichen. Je nach Dauer des Aufenthalts und Zielort der Reise ist diese Pauschale unterschiedlich hoch. Wer im Inland mehr als acht Stunden auf Dienstreise ist, erhält eine Pauschale von 14 Euro. Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden beträgt diese 28 Euro. Für An- und Abreisetage werden 14 Euro gewährt. Stellen Arbeitgeber/innen der Belegschaft hingegen Mahlzeiten zur Verfügung, wird die Pauschale gekürzt und zwar um 20 Prozent für das Frühstück und je 40 Prozent für das Mittag- bzw. Abendessen. Stellen Arbeitgeber/innen also alle drei Mahlzeiten zur Verfügung, entfällt die Pauschale komplett.
Wie wirken sich Reisekosten steuerrechtlich für Unternehmen, Selbstständige, Freiberufler/innen und Arbeitnehmer/innen aus?
Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler/innen können betrieblich veranlasste Reisekosten in der Regel als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Dazu müssen die entsprechenden Nachweise vorhanden sein. Unter gewissen Voraussetzungen kann zudem, die durch die Reisekosten tatsächlich angefallene Umsatzsteuer, als Vorsteuer geltend gemacht werden. Dafür sind insbesondere die umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen für (Kleinbetrags-)Rechnungen zu beachten. Vorsteuer kann z. B. bei der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln, Bahn, Taxi, Mietwagen oder Flugzeug, aber auch bei Hotelübernachtungen oder Verpflegungskosten entstehen.
Auch Arbeitnehmer/innen können die Kosten für beruflich veranlasste Reisen grundsätzlich als Werbungskosten geltend machen. Die Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Kosten, die in der Einkommensteuererklärung angegeben werden, noch nicht durch Arbeitgeber/innen erstattet wurden. Wurden die Ausgaben zu einem gewissen Teil bereits übernommen, können Arbeitnehmer/innen die Differenz steuerlich geltend machen. Dienstreisende sollten die wichtigsten Eckdaten wie Anlass, Strecke und Reisedauer schriftlich festhalten, um die Reise gegenüber dem Finanzamt belegen zu können. Entsprechende Nachweise können Rechnungen, ein Fahrtenbuch oder Tankquittungen sein.
Fazit
Um den Überblick beim Thema Reisekosten nicht zu verlieren und steuerliche Fallstricke zu vermeiden, empfiehlt es sich, Expertenrat bei Steuerberaterinnen bzw. Steuerberatern einzuholen. Der bundesweite Steuerberater-Suchdienst (https://stbk-stuttgart.de) bietet die Möglichkeit, seinen Anforderungen entsprechende Steuerberaterinnen bzw. Steuerberater nach den Kriterien Ort (bzw. Postleitzahl), Arbeitsgebiete, Branchenkenntnisse und/oder Fremdsprachenkenntnisse in ganz Deutschland zu suchen.
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Die Steuerberaterkammer Stuttgart ist die Berufskammer der über 9.000 Steuerberater/innen, Steuerbevollmächtigten und Steuerberatungsgesellschaften in Nord- und Südwürttemberg. Sie betreibt u.a. einen kostenlosen Steuerberater-Suchdienst, der im Internet unter https://stbk-stuttgart.de/home/steuerberater-suchdienst/ zu erreichen ist. Hier sind über 28.000 Steuerberater/innen in ganz Deutschland mit ihren Arbeitsgebieten, Branchenkenntnissen sowie Fremdsprachenkenntnissen direkt abrufbar. Zusätzlich zu den Kontaktdaten bietet der Suchdienst im Internet Direktverlinkungen zu einzelnen Steuerberaterkanzleien. Weitere Informationen rund um den steuerberatenden Beruf finden Sie ebenfalls unter https://stbk-stuttgart.de.
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